Les Legal Operations sont une discipline encore récente qui apporte aux directions juridiques de nouvelles expertises et l’expérience nécessaire pour accroître leur performance. Au sein d’institutions aussi ancrées dans la tradition que le droit, la gestion du changement peut apparaître comme un défi singulier. Cependant, bousculer le statu quo et conduire le changement ne peut plus être considéré comme ambitieux ; c’est au contraire aujourd’hui une nécessité.

Les professionnels des Legal Operations qu’ils soient internes ou externes maîtrisent l’écosystème juridique, ils ont une connaissance approfondie des meilleures pratiques budgétaires et de la gestion de projet, et disposent des compétences essentielles dans la mise en œuvre des processus et des nouvelles technologies afin d’augmenter la valeur ajoutée du département juridique tout en réduisant ses coûts et en favorisant une culture connectée.

Le déploiement de ces nouvelles solutions nécessite cependant de faire évoluer les pratiques du département juridique

Le département juridique a désormais accès à des outils qui lui permettent d’être agile, proactif et responsable de son budget. L'utilisation intelligente de ces outils détermine si un service juridique continue d'être considéré simplement comme un centre de coûts, ou plutôt comme un contributeur efficace et visionnaire au succès de l'entreprise. Utiliser ces outils intelligemment signifie collecter et exploiter les données pour expliquer et valoriser l’activité du département juridique.

La technologie, qui couvre ces outils n’est pas enseignée dans les facultés de droit

Elle devient pourtant le facteur qui permet aux juristes de faire preuve d'efficacité et de vision de manière tangible. L’exploitation des données dans un système de reporting digital se développe progressivement au sein des départements juridiques même si la pratique reste encore minoritaire.  

Cette démarche exige du département juridique qu’il respecte bien sûr la saisie et l’intégrité de toutes les données disponibles liées à son activité. La visualisation des données, un terme courant dans le lexique de l’entreprise, a été définie comme « la présentation des données dans un format graphique. » Elle facilite le processus de prise de décision en permettant de visualiser les tendances, les points de référence et les statistiques de façon instantanée.

Pour que l’analyse des données soit pertinente et significative, les principes suivants doivent être respectés :

• S'appuyer sur des données fiables issues d'un processus de collecte rigoureux
• S’aligner sur la structure organisationnelle de l’entreprise
• Définir les objectifs, et réfléchir aux points de données qui contribueront au succès de la configuration.
• Respecter les nomenclatures et les codes comptables
• Utiliser des référentiels personnalisés spécifiques et pertinents pour l'entreprise (filiales, BU, domaines activités, zones géographiques…)
• Gérer le temps pour mesurer la productivité interne
• Réaliser des rapports de manière régulière pour illustrer les évolutions

Ces préconisations permettent de garantir la confiance dans les données.

Les opportunités sont alors nombreuses d’utiliser ces informations pour améliorer la performance du département juridique

1. Optimisation budgétaire

La visualisation des données favorise le reporting digital et la réalisation d’économies grâce au meilleur contrôle des dépenses et une gestion plus fine du budget. Elle aide à la mise en place d’un véritable contrôle de gestion juridique. La capacité de comparer en temps réel les dépenses au budget évite les surprises de la Finance et permet au département juridique d’être proactif et d’ajuster ses dépenses le plus tôt possible pour éviter les écarts excessifs. Cette démarche permet également à la Direction juridique de mieux modéliser ses budgets et d’améliorer sa prévisibilité des dépenses futures.

2. Meilleure gestion des cabinets d’avocats

La visualisation des données permet également de mieux gérer les cabinets d’avocats. Le suivi des indicateurs spécifiques permet d’orienter la stratégie d’externalisation et facilite les négociations tarifaires sur des critères objectifs. Ainsi, par exemple, l’analyse des dépenses par cabinet d’avocats, par spécialité, par dossier…permet au département juridique d’identifier les opportunités de réaffectation des budgets, d’alimenter sa réflexion organisationnelle ou tout simplement d’augmenter sa capacité de négociation.

3. Amélioration des processus internes

L'utilisation de rapports, de graphiques et d'autres formes de visualisation des données aide non seulement à prendre des décisions stratégiques, mais peut également être extrêmement utile pour faciliter les processus quotidiens du département juridique.

Parmi les tâches pour lesquelles l’analyse des tendances peut avoir une réelle valeur ajoutée on peut notamment citer :

• Le contrôle des factures
• La gestion des affaires
• Le pilotage des dossiers et de leur temps de cycle
• La gestion du temps
• Le suivi des contrats
• …

La visualisation des données permet à la Direction juridique d’améliorer sa productivité, le flux du travail quotidien des juristes donc son efficacité globale

Elle permet de prendre des décisions éclairées concernant l’allocation des ressources et les projections budgétaires. C’est également le meilleur moyen de valoriser auprès de l’entreprise et de la Direction générale le travail précieux accompli par le département juridique.

Denis Sauret, fondateur de Cost Legalis.