Depuis le 17 mars 2020, la France est confinée, entrainant de facto un frein dans la signature de nombreux contrats et donc le report dans le temps d’opérations parfois nécessaires à la bonne santé d’une entreprise.

Mais si, pour remédier à ces difficultés et éviter ainsi un report de ces opérations, vous passiez à la signature électronique de vos documents ?

C’est d’expérience que nous sommes persuadés que la signature électronique est un véritable atout aujourd’hui et une opportunité pour demain.

En effet, fin mars, nous avons eu recours à ce procédé afin de finaliser avec succès le closing d’une opération de restructuration d’un groupe industriel.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique ne se distingue de la signature manuscrite qu’en ce qu’elle se matérialise sur un document électronique par opposition à un document papier.

L’objectif majeur de la signature électronique est double :

• garantir l'intégrité d'un document ; et
• authentifier son auteur.

En effet, comme pour une signature manuscrite, il faut s’assurer que le document n'a pas été altéré entre sa signature et sa consultation mais également qu’il a été signé par une personne qui en avait le pouvoir.

Quels avantages ?

La signature électronique :

• facilite l’envoi et l’échange des documents, qui peut se faire par un ordinateur ou un smartphone. Il est en effet très simple d’envoyer le document à l’ensemble des parties prenantes tout en évitant une « signature tournante », des impressions et des envois postaux apportant. Elle a donc également un intérêt écologique ;
• sécurise les données dématérialisées ; et
• augmente la productivité en permettant une meilleure gestion de nombreux dossiers.

Ces atouts se ressentent à toutes les étapes du closing :

• dans sa préparation, en ce qu’il évite aux avocats d’assemblacter la documentation parfois très importante ;
• lors du closing, plus besoin de signer un pacte de 150 pages en 5 exemplaires ; et
• concernant le post-closing, le client reçoit directement sa copie originale sur son adresse mail.

La signature électronique est donc un gain précieux de temps et d’argent en ce qu’elle est facile d’utilisation tant pour l’expéditeur que le destinataire.

Quelle valeur juridique ?

Evidemment, tout l’intérêt de faire signer des documents est de leur apporter une valeur juridique incontestable. C’est pourquoi, depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, la signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite.

Le règlement européen eIDAS est ensuite venu poser les critères d’obtention du certificat électronique nécessaire pour qualifier une signature d’électronique.

Selon l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information, ce règlement « a pour ambition d'accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Il établit un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques ».

Quel logiciel choisir ?

Il existe de nombreux outils proposant la signature électronique et la gestion des transactions numériques tels que Docusign, Eversign, Yousign, ou encore Adobe Sign.

Ces applications permettent évidemment de signer les documents électroniquement mais facilitent également les échanges et leur validation. Elles permettent également de parapher les pages, modifier les documents ou encore d’y insérer des fichiers pdf.

Dans tous les cas, il vous faut vérifier que l’outil envisagé :

• met à disposition à l’issue de la signature un certificat électronique scellant le document et permettant de s’assurer de son signataire ; et
• est à jour de la réglementation générale sur la protection des données (RGPD),

en proposant des signatures personnalisées ou avancées pour les clients qui aimeraient être rassurés (à savoir code d’accès ou demande de vérification d’identité avec la carte d’identité, etc.).

Comment intéresser vos clients ?

Si la situation actuelle oblige parfois de brûler les étapes, il peut être intéressant de procéder successivement en leur proposant la signature électronique sur des petites opérations pour qu’ils puissent apprécier l’efficacité de cette méthode.

Qu’en est-il des actes notariés ?

Les cabinets d’avocats ne sont pas les seuls à développer cette pratique au temps du confinement. En effet, le Journal Officiel du 4 avril dernier a publié un décret n° 2020-395 du 3 avril 2020 autorisant l'acte notarié à distance pendant la période d'urgence sanitaire. Il s’agit d‘une véritable révolution pour le notaire instrumentaire.

En effet, dès lors qu’au-moins une (1) des parties ne peut pas être présente, l’acte notarié pourra être établi électroniquement « au moyen d'un système de communication et de transmission de l'information garantissant l'identification des parties, l'intégrité et la confidentialité du contenu et agréé par le Conseil supérieur du notariat ».

Le notaire recueille ensuite la signature électronique des parties par le biais d’un système répondant aux exigences du règlement eIDAS.

La principale différence avec la signature électronique classique est qu’ici « l'acte est parfait lorsque le notaire instrumentaire y appose sa signature électronique sécurisée. »

Aujourd’hui, cette signature électronique des actes notariés est limitée dans le temps, à savoir « jusqu'à l'expiration d'un délai d'un mois à compter de la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire ». Mais peut- être que les nombreux avantages de cette pratique vont pérenniser son utilisation.

Par Grégoire Gauger, avocat, Virna Rizzo, avocat et Jordan Le Gallo, élève-avocat, du cabinet Cohen Amir-Aslani