Concilier simplicité, coût et gestion du risque de contestation de la preuve

L’un des enjeux majeurs pour les directions juridiques dans la transition digitale est d’assurer la traçabilité des processus à des fins probatoires. Les preuves numériques produites doivent répondre aux principes d’intégrité, d’authenticité et de disponibilité pour être recevables. Le respect de ces principes peut cependant nécessiter de mettre en place des outils et processus lourds et coûteux. Il incombe alors aux responsables juridiques de définir le niveau de force probante des données et documents numériques qu’ils entendent produire et de trouver un juste équilibre entre simplicité d’implémentation, coût de mise en œuvre et risque de rejet de la preuve.

Dans certains contextes, des méthodes simples comme une capture d’écran ou un tableur Excel peuvent être suffisantes, bien qu’elles n’offrent qu’un niveau de fiabilité limité. Toutefois, dans des secteurs fortement régulés tels que la finance, la santé, le jeu etc… la contestation d’une preuve pourrait mettre en péril le dossier et compromettre l’issue d’un contentieux. Les responsables juridiques doivent donc évaluer précisément le niveau de preuve requis pour chaque situation et envisager pour les cas sensibles où le risque de contentieux est élevé, l’usage de solutions d’archivage ou d’horodatage qualifiées, permettant de produire des documents à haute valeur probante adaptés aux enjeux juridiques identifiés.

Les enjeux de recevabilité de la preuve dans des secteurs spécifiques

Les exigences en matière d’intégrité et d’authenticité des preuves numériques varient d’un secteur à l’autre, avec des conséquences significatives en cas de non-conformité. Voici quelques exemples des choix opérés par les directions juridiques pour optimiser la gestion de la preuve en fonction des particularités de leur secteur.

Secteur bancaire

Le secteur bancaire, fortement régulé en Europe, doit respecter des normes contraignantes en matière de traçabilité, notamment pour des opérations telles que l’octroi de prêts qui impliquent un processus de KYC (Know Your Customer). Cette vérification de l'identité et de l’intégrité du bénéficiaire doit démontrer que les documents produits n’ont subi aucune modification entre la date du prêt et les contrôles ultérieurs. Il est donc indispensable que les éléments de la procédure KYC puissent être conservés sur la durée et qu’ils soient également accessibles pour les contrôles, avec le même degré d’intégrité. Le manquement ou le doute sur l’authenticité et l’intégrité des documents expose la banque à des amendes ou des audits.

Pour répondre à ces exigences, les institutions financières se tournent souvent vers des Prestataires de Services de Confiance (PSCo) offrant des services d’horodatage, de cachet et d’archivage électroniques qualifiés eIDAS. Cette qualification confère aux documents une valeur légale reconnue dans toute l’Union européenne, assurant la recevabilité des preuves.

Secteur de la santé

Le secteur de la santé génère et gère des données sensibles dont l’utilisation est régulée par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Les directions juridiques et DPO de ce secteur doivent donc garantir que les dossiers médicaux, les autorisations de traitement et autres documents liés aux soins des patients respectent à tout moment les dispositions du RGPD et soient donc stockés de manière à en contrôler l’accès et à en préserver l’intégrité et l’authenticité.

Les logs informatiques sont fréquemment utilisés pour tracer la consultation des dossiers médicaux. Dans des cas litigieux, la fiabilité de ces logs peut toutefois être facilement contestée. L’usage de solutions d’horodatage qualifié permet, en revanche, de savoir avec précision qui a consulté quels documents à quel moment. Intégrées aux systèmes de suivi des dossiers patients, ces solutions renforcent les moyens de preuve, facilitant la défense de l’établissement ou du praticien.

Industrie manufacturière

Au fur et à mesure qu’elle se digitalise, l’industrie manufacturière se heurte aux mêmes problématiques de traçabilité et de gestion de la preuve que les secteurs cités plus haut. Par exemple, la transformation numérique des bons de commande et de livraison améliore la gestion et réduit les coûts, mais nécessite une gestion stricte de l’intégrité et de la traçabilité de ces documents, essentiels au suivi des matériaux et marchandises. Les juristes doivent s’assurer que la digitalisation génère un chemin de preuve solide pour les éventuels litiges. Travailler avec un prestataire de services de confiance qualifié eIDAS permet de garantir la recevabilité des preuves.

Collaborer efficacement avec les équipes techniques pour une intégration fluide des solutions de gestion de la preuve numérique

La transformation numérique repose souvent sur une collaboration étroite entre les services juridiques et les équipes techniques mais qui peuvent avoir des priorités distinctes. Pour les services juridiques, l’objectif est d’assurer la conformité et la recevabilité des preuves ; pour les équipes techniques, la priorité est l’intégration fluide de la solution retenue sans perturber outre mesure la roadmap produit en place. Les solutions d’horodatage ou de cachet électroniques d’Evidency, sont adaptées au traitement de grands volumes de données à des fins probatoires. Elles répondent à l’exigence des équipes techniques en s’intégrant aisément aux systèmes existants via une API et en permettant ainsi une automatisation simple de la gestion des preuves. En tant que Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié eIDAS, Evidency garantit l’intégrité, l’authenticité et l’accessibilité des documents qu’elle traite. Ainsi, tout document horodaté ou cacheté via sa plateforme sera accepté par un juge ou une autorité de contrôle comme une preuve irréfragable.

Conclusion

La transformation numérique mobilise de nombreux acteurs au sein des entreprises, mais ce sont souvent les directions techniques et juridiques qui conduisent conjointement ces projets et qui s’assurent d’une part que les solutions mises en place sont pertinentes d’un point de vue de la technique et des ressources et d’autre part qu’elles sont suffisantes pour générer un chemin de preuves recevable. Les professionnels du droit peuvent s’appuyer sur les outils d’Evidency pour produire des preuves digitales à forte valeur légale, adaptées à leurs enjeux métier protégeant efficacement les intérêts des entreprises, en assurant l’intégrité et la recevabilité des preuves produites.

Stéphane Père, Managing Director de Evidency