La compétitivité d’une entreprise dépend directement de la qualité des connaissances auxquelles ses employés ont accès : être mieux informée que la concurrence, (par exemple en mettant sur le marché un service, un produit ou une offre commerciale juste devant celle de son ou ses concurrents) est un objectif majeur pour chaque firme. Ce qui explique le succès des outils de partage des connaissances ou Knowledge Management. L’information est au cœur de l’entreprise ; elle est en effet considérée aujourd’hui comme un actif stratégique : pouvoir retrouver le bon document au bon moment n’a pas de prix.

Le Knowledge Management, un enjeu fort pour les Directions Juridiques

Le Knowledge Management (KM ou gestion des connaissances ou encore "comment ne pas perdre la mémoire") apparait pour les non-initiés comme un concept protéiforme dans lequel on retrouve pêle-mêle, l’entreprise apprenante, la collaboration, l’entreprise 2.0, voire 3.0 (explosion des réseaux sociaux, avènement de la société numérique).

En réalité, il s’agit de la même préoccupation : organiser le savoir en entreprise. Celle-ci recèle en effet des connaissances dont une partie se trouve dans des documents de toute sorte, numérisés ou non, archivés ou non.

Or les connaissances bougent avec les hommes qui en sont les concepteurs, les porteurs et les utilisateurs. Lors d’une évolution professionnelle, d’une mobilité ou d’un départ en retraite, l’entreprise peut se retrouver fréquemment face à des documents "en déshérence" ayant une valeur soit informationnelle, soit historique ou juridique.

Afin de pérenniser le patrimoine informationnel de l’entreprise et plus particulièrement les documents à valeur juridique, les Directions Juridiques mettent en place des démarches de "KM" avec pour ambition de mieux partager les différentes connaissances, d’enrichir le capital intellectuel collectif et individuel, et de développer une capacité à apprendre quelle que soit la localisation des intéressés et leur formation d’origine grâce au partage et aux échanges de savoir et de bonnes pratiques.

La démarche ainsi mise en place au sein de la Direction Juridique du Groupe France Télécom - Orange permet de relever les défis de la société de la connaissance par une dynamique qui procure gain de temps et de qualité en permettent de faire fructifier le savoir. C’est ainsi qu’en 2007 le Directeur Juridique du Groupe a souhaité renforcer son organisation en créant une entité dédiée au Knowledge Management avec des responsabilités de support pour l’ensemble de la communauté juridique.

Nous croyons à la valeur ajoutée du Knowledge Management qui peut se résumer ainsi :

• valeur d’efficacité opérationnelle par des synergies entre juristes (partage des connaissances juridiques internes, informations sur la vie et l’organisation des juristes de l’entreprise) ;
• valeur de maitrise des risques légaux et réglementaires ;
• valeur de pilotage ;
• valeur d’identité et de cohésion entre les membres des Directions Juridiques.

Associer les juristes d’entreprise à la démarche permet de garantir le succès du Knowledge Management en entreprise

Tout outil de Knowledge Management, qu’il s’agisse d’intranet juridique, de GED (Gestion Electronique de Données), de sites web juridiques, de solutions de gestion de contenus, de veille légale et réglementaire, suppose pour être performant, la réunion de plusieurs conditions : la contribution de chaque membre de la communauté au projet de partage du savoir entre ses membres, la volonté d’acquisition de nouvelles compétences et le désir de donner à un tel développement une dimension stratégique.

Cela passe donc d’abord par l’action et la détermination de tous les membres de l’équipe : chaque juriste doit apporter sa pierre à la construction de l’édifice, c’est essentiel !

C’est notre vision chez France Télécom-Orange : "ensemble, on va plus loin". Nous veillons ainsi à associer les juristes à chaque stade des projets (identification des besoins métier, participation aux groupes de travail, à la conduite du changement, aux formations à l’utilisation des outils métier, aux comités de gouvernance en matière de SI et aux réseaux de correspondants).

Chaque juriste a un rôle fondamental: de par sa connaissance des risques de l’entreprise il connait les enjeux. Il peut ainsi utilement apporter un soutien à la mise en place de procédures et d’outils permettant de gérer les risques, à la sélection et à la classification des données, et à l’harmonisation des processus opérationnels de maîtrise des risques.

Il faut aussi disposer de moyens humains, techniques et financiers adéquats ; leur positionnement doit traduire la volonté politique même si une impulsion est requise à tous les niveaux et que l’implication continue du Top Management est la principale clef de succès d’un tel projet.

Par ailleurs, les outils de communication et d’information mis en place doivent être simples, intégrés au Système d’Information de l’entreprise, être évolutifs, avec différents niveaux d’accès et garantissant l’intégrité et la sécurité de l’information.

Parmi les avantages constatés, il convient de citer, de manière non exhaustive, pour la Direction Juridique du Groupe France Télécom - Orange :

• des informations classées, conservées avec une traçabilité et une durée de vie,
• une gestion sécurisée des droits d’accès aux informations,
• une meilleure gestion au quotidien des informations juridiques, comptables, fiscales,
• des outils de reporting, de pilotage de dossiers, des gains de temps, une efficacité accrue
• et le sentiment d’appartenance à une communauté juridique sans frontière, quelle que soit la localisation des juristes.

En conclusion, pour renforcer l’efficacité et la compétitivité des entreprises la mise en place d’une fonction de Knowledge Management au sein des Directions Juridiques s’avère incontournable.

Sabine Martin, Directrice Juridique Knowledge Management et Développement Filière à la Direction Juridique du Groupe France Télécom - Orange, Docteur en droit public

A propos

Cet article provient du numéro 15 de Juriste Entreprise Magazine (JEM), magazine de l'Association Française des Juristes d'Entreprise (AFJE) dont le dossier spécial est consacré au Knowledge Management.

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