Les logiciels juridiques gagnent de plus en plus de terrain auprès des organisations qui souhaitent simplifier leurs processus et se libérer des lourdeurs d’une gestion papier. En plus de fluidifier les démarches de validation et de digitaliser l’ensemble des procédures, ces solutions rassurent aussi les utilisateurs quant à la sécurisation de leurs démarches juridiques. 

Reste, cependant, à choisir avec soin l’éditeur de logiciel juridique le plus adapté aux besoins de son entreprise. Pour s’en assurer, il faut d’abord identifier clairement les problématiques que soulèvent les activités juridiques de l'entreprise au quotidien. Il convient aussi de dresser un tableau précis des différents logiciels disponibles et de leurs atouts et inconvénients. Le fait de pouvoir tester le logiciel reste également un critère indispensable. 

Évaluer soigneusement les besoins juridiques de l'entreprise

Pour choisir avec soin l’éditeur de logiciel juridique qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise, il est nécessaire de lister vos problématiques en amont. Les collaborateurs concernés par la digitalisation des process juridiques sont les plus à même de les identifier. Leur évaluation permet de cibler les fonctionnalités qui seraient les plus utiles à votre bon fonctionnement. 

Un éditeur de logiciel juridique pour quitter les documents papier

Souvent, l’ensemble des difficultés que les collaborateurs relèvent dans la gestion du secrétariat juridique dépendent d’une gestion papier. L’impression des documents relatifs aux conseils d'administration reste encore chronophage et peu sécurisée. Les allers-retours de parapheurs ne facilitent par ailleurs pas le suivi des modifications. Ils freinent ainsi toujours la prise de décision.

Face à ce type d’enjeux, les fonctionnalités que vous devez rechercher chez un éditeur de logiciel juridique relèvent de la digitalisation du contenu des parapheurs : 

• numériser les documents du conseil d'administration ;

• glisser-déposer les fichiers en ligne ;

• annoter les dossiers à distance ;

• notifier automatiquement des modifications en temps réel ; 

• accéder aux fichiers même hors ligne.

L’ensemble de ces fonctionnalités doit vous faire gagner un temps non négligeable dans la préparation des conseils d'administration. Parmi les avantages de ce type de logiciel de secrétariat juridique émerge notamment l'accélération des processus de validation. Une solution comme Diligent Boards va d’ailleurs encore plus loin dans ce domaine, en proposant le vote en ligne. 

Un progiciel de secrétariat juridique pour digitaliser les procès-verbaux

Parfois les difficultés relatives à la gestion juridique des conseils d’administration résident principalement dans l’édition des procès-verbaux. Leur rédaction prend effectivement beaucoup de temps, tant les contraintes à intégrer sont nombreuses. Pour s’assurer de les respecter sans s’y empêtrer, il existe des logiciels juridiques aux fonctionnalités pertinentes : 

• Simplifier la rédaction en passant par des modèles de procès-verbal ;

• Augmenter de la productivité des services juridiques en supprimant les tâches répétitives ;

• Accélérer les validations des dossiers juridiques avec un système d'exportation et d’importation sécurisée des procès-verbaux.

Ces fonctionnalités sont typiques des éditeurs de logiciels de gestion juridique. Chez Diligent, une telle solution relève ainsi de l’outil dit “Diligent Minutes”. 

Centraliser les données d’une entreprise internationale en pleine conformité

Dans les grands groupes composés de plusieurs filiales et holdings, la principale difficulté juridique relève du respect croisé de différentes règlementations nationales. Les collaborateurs doivent maîtriser le droit des sociétés de chaque pays, parfois même des notions spécifiques de droit des contrats. Dans ces cas-là, la signature de documents juridiques est une gageure.

Pour faire face à ce type de difficultés juridiques quotidiennes, les fournisseurs de logiciels juridiques les plus à même de vous aider proposent ce qu’on appelle la “gestion des entreprises et des entités”. Ce type d’outil fonctionne comme notre solution de gestion Diligent Entities. Il s’agit de logiciels capables de centraliser l'ensemble des procédures juridiques applicables à une entreprise. 

En plus de rassembler tous vos dossiers juridiques, un logiciel de gestion groupée des entités de l'entreprise garantit la conformité aux réglementations nationales et internationales. L’entreprise fonctionne ainsi comme une seule et même organisation, sans que les collaborateurs aient à se préoccuper de la conformité de leurs démarches. Ces solutions représentent donc un gain d’efficacité réel, mais aussi une source de réassurance pour les collaborateurs. 

Sonder son réseau professionnel pour trouver la perle rare 

Avant de contacter un éditeur de logiciel juridique spécifique, il convient de procéder comme pour tout autre achat : en lisant les avis clients. Bien sûr, la démarche est un petit peu plus minutieuse pour une solution logicielle de cette envergure. C’est donc en vous référant à l’expérience de vos pairs que vous aurez le plus de chance de faire le bon choix.

Les membres de votre réseau professionnel qui ont déjà testé des logiciels juridiques peuvent vous donner de précieux conseils. Souvent, les principaux atouts de ces outils juridiques dépendent des optimisations organisationnelles suivantes : 

• Garantir un vrai gain de temps, en supprimant les tâches récurrentes ;

• Rationaliser l’organisation des équipes et dessiner une vision plus stratégique du fonctionnement de l’entreprise ; 

• Encadrer la conformité de procédures pour maîtriser les risques et rassurer les utilisateurs.

Pour qu’un logiciel juridique réussisse à satisfaire ses utilisateurs en termes de sécurité, il faut ainsi qu’il procure plusieurs éléments de réassurance. ll s’agit souvent de certifications ISO ou TRUSTe, doublées d’un chiffrement efficace. Il convient également de noter que la plupart des éditeurs proposent exclusivement un hébergement des données sur le cloud.

En plus de sonder le potentiel de chaque solution utilisée par vos connaissances, vous gagnez aussi à comparer les services clients. Les éditeurs de logiciels juridiques pensés pour les conseils d'administration doivent proposer un service client adapté aux horaires souples des administrateurs. C’est d’autant plus vrai quand l'entreprise fonctionne sur plusieurs fuseaux horaires. 

Pour choisir le bon logiciel juridique, il faut donc qu’il ait un service client joignable 7j/7 et 24h/24. Idéalement, il convient par ailleurs qu’il soit en mesure de parler les différentes langues pratiquées au sein de votre structure. 

Tester son éditeur de logiciel juridique avant d’acheter

Pour vous assurer de choisir une solution juridique qui accompagne votre entreprise sur le long terme, il est indispensable de l’essayer. L’éditeur que vous avez choisi doit être en mesure de vous proposer plusieurs tests gratuits, pour que les futurs utilisateurs donnent leur avis quant à l’ergonomie de la solution. 

Afin qu’un logiciel juridique donne complète satisfaction, il doit simplifier les processus dès sa prise en main. La formation des administrateurs gagne donc à rester courte. Ceux-ci doivent apprécier l’ergonomie de la solution juridique. Vous pouvez ainsi privilégier les éditeurs qui ont fait participer leur clientèle à l’élaboration de leur solution. 

Pour s'assurer de la fiabilité du fournisseur choisi, le critère le plus probant reste cependant de pouvoir réaliser des tests de pénétration. Certains éditeurs de logiciels juridiques effectuent leurs propres évaluations tous les ans, pour garantir la cybersécurité de leurs entreprises clientes. Les fournisseurs les plus fiables vont cependant plus loin, et permettent à leurs clients ou prospects de réaliser leurs propres tests de pénétration. Il s’agit là d’une vraie preuve de crédibilité, qui devrait faciliter votre partenariat. 

Découvrez le Governance Cloud de Diligent

Utilisé par plus de 700 000 professionnels de la gouvernance et de la conformité, les solutions de Diligent permettent aux directions juridiques de répondre aux enjeux d’aujourd’hui :

• Automatiser les tâches répétitives à faible valeur ajoutée, et ainsi gagner du temps

• Augmenter la productivité des équipes en leur permettant de se concentrer sur leur savoir-faire

• Assurer la conformité, la sécurité et l’intégrité des données de l’entreprise à tous les niveaux. 

Pour en savoir plus sur les solutions de Diligent, prenez contact par email à info@diligent.com, appelez-nous au +33 (0)1 56 60 58 58 ou prenez rendez-vous directement sur notre site internet.