Ubikap, la solution innovante pour dématérialiser les assemblées générales et les registres

Ubikap est une solution web conçue pour les avocats conseils en droit des sociétés afin de dématérialiser les assemblées générales et les registres sur une seule et même plateforme.

Intérêt et enjeux de la digitalisation du secrétariat juridique

Chaque année, pendant la période fiscale, l’ensemble des avocats corporate font face à une charge de travail énorme avec près de 2 millions d’assemblées générales d’approbation des comptes à réaliser avant le 30 juin.

Entre les documents à rédiger et à signer, les convocations à envoyer, la tenue de l’AG, les votes, les formalités, ... Cela peut représenter plusieurs heures de travail qui ne sont pas consacrées à la véritable valeur ajoutée de l’avocat : l’expertise et le conseil au dirigeant.

Pourtant, de nombreux leviers existent pour améliorer considérablement la façon de travailler au sein du cabinet. La digitalisation figure certainement dans les plus importants puisqu’elle permet aujourd’hui — à condition d’utiliser les outils adaptés — de gagner en efficacité, réduire les coûts et délais de traitement.

Nous l’avons d’ailleurs constaté pendant la crise sanitaire : les cabinets qui ont anticipé ces sujets ont su s’adapter beaucoup plus facilement, et la digitalisation s’impose de plus en plus aux avocats comme une nécessité pour rester compétitifs.

Ubikap a justement été conçue et développée dans ce sens : une interface simple et intuitive pour digitaliser à 100% le secrétariat juridique afin de se débarrasser du papier, automatiser les tâches chronophages et centraliser l’ensemble des documents et informations juridiques de la société.

Plusieurs années d’évolutions législatives

Depuis de nombreuses années, l’État a entamé une transformation digitale des différentes activités réglementées pour aller vers le tout numérique afin de simplifier les usages et garantir plus de transparence, comme par exemple la généralisation de la facture électronique.

Les professionnels du droit n’échappent bien évidemment pas à cette transformation digitale et les assemblées générales peuvent désormais être dématérialisées en toute conformité, grâce à plusieurs évolutions majeures du cadre législatif :

• La signature électronique, depuis 2016 et l’entrée en vigueur du règlement eIDAS, qui permet de dématérialiser de nombreuses opérations qui impliquent des documents juridiques ;
• Le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 qui introduit la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions ;
• De nombreux décrets qui sont apparus pendant la crise sanitaire pour assouplir les règles de tenue des organes collégiaux et assemblées générales, notamment sur le recours à la visioconférence.

En somme, il n’existe plus aucun frein législatif à la dématérialisation de ces opérations juridiques, et la crise sanitaire n’a fait que renforcer la volonté des dirigeants d’entreprises de voir leur conseil juridique s’équiper de nouveaux outils performants.

Un assistant juridique intelligent

C’est dans ce contexte que la legaltech Ubikap est lancée en 2019, après la rencontre entre avocats d’affaires et ingénieurs informatiques ayant l’ambition commune d’accompagner les avocats corporate dans leur digitalisation.

Ainsi, Ubikap permet de digitaliser l’intégralité du secrétariat juridique des sociétés en toute conformité et notamment les assemblées générales, pour enfin profiter pleinement des récentes évolutions législatives (et se débarrasser du papier) mais surtout faire gagner du temps à l’ensemble du cabinet.

Compatible et complémentaire avec les logiciels métiers utilisés, elle permet de dématérialiser et automatiser l’ensemble du processus de l’assemblée générale :

Rédaction et envoi des convocations, gestion des votes par correspondance et procurations, quorum, tenue de l’assemblée générale (en visioconférence, en présentiel ou en hybride), feuille de présence, vote des résolutions, signature électronique des documents, ... Chaque étape est simplifiée pour un gain de temps de plus de 50% pour l’ensemble des collaborateurs du cabinet.

Ubikap va beaucoup plus loin que la simple gestion des assemblées générales, puisqu’elle permet aussi, sur la même plateforme, de dématérialiser l’ensemble des registres légaux de la société (registre de mouvements de titres sur blockchain, registre des assemblées générales, ...) ainsi que la gestion de l’actionnariat.

Enfin, la plateforme Ubikap se veut la plus complète possible et permet d’éviter d’avoir à naviguer entre plusieurs solutions, car tous les outils nécessaires à la digitalisation sont directement intégrés de façon fluide et transparente pour l’utilisateur : signature électronique eIDAS, visioconférence, envoi de courriers recommandés, vote en ligne, enregistrement blockchain, ...

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez demander une démonstration gratuite de la solution : cliquez ici.