Confinement oblige, les offices notariales ont dû fermer leurs portes au public. Les notaires sont particulièrement impactés par cette crise sanitaire et font aujourd’hui face aux défis du télétravail. Et cette transition est plus délicate pour cette profession fortement encadrée d’un point de vue juridique. Comment ces derniers peuvent-ils s’adapter ?
Grâce à la signature électronique : en signant les documents à distance de manière légale et sécurisée, les notaires peuvent poursuivre leur activité malgré le confinement. Signaturit revient sur la publication du décret du 4 avril et son application concrète.
Jusque-là peu utilisée dans ce secteur, la signature électronique constitue une véritable opportunité pour les notaires.
Nouveau décret - La signature des actes notariés à distance est désormais possible
Un décret autorisant la signature électronique des actes notariés à distance a été publié le 4 avril au Journal officiel :
Il s’agit d’une dérogation, valable jusqu’à un mois après la fin de l’urgence sanitaire.
La signature des actes notariés doit être effectuée avec un procédé de signature électronique qualifié.
Qu’en est-il dans la pratique ? Comment les notaires peuvent-ils maintenir leur activité?
Le décret annonce la possibilité de signer les actes notariés avec une solution de signature électronique qualifiée mais la mise en place de ce procédé est plutôt contraignante. Les autres documents (compromis de vente, acte sous seing privé, etc.) doivent-ils être signés avec la signature qualifiée ? Quelles solutions existent ?
Quel type de signature électronique pour quel type de document ?
Le décret stipule que les actes notariés pourront être signés à distance avec une signature électronique qualifiée. Cependant cette solution comporte certaines limitations quant à sa mise en œuvre dans le contexte actuel. En effet, comme précisé dans la définition de l’eIDAS, pour mener à bien un processus de signature qualifié, tous les signataires doivent disposer d’un certificat qualifié de signature électronique. Dans les faits, cela signifie que pour qu'une personne puisse signer,son identité doit être vérifiée en amont par une Autorité de Certification ou Prestataire de Service de Certification Électronique
Au vu des restrictions de déplacement, une vérification d’identité en présentiel, qui reste la plus courante pour cette démarche, n’est donc pas possible. Il existe certes des solutions pour délivrer un certificat à distance (vérification de l’identité par visioconférence), cependant le processus reste complexe, car chaque nouveau signataire de l’office notariale devra obtenir au préalable un certificat qualifié
Au contraire, la signature électronique avancée va permettre de débloquer rapidement et simplement de nombreuses situations, et permettre aux notaires de continuer leur activité en signant de nombreux documents essentiels. En effet, le Conseil supérieur de notariat avait rappelé que certains documents pouvaient déjà être signés à distance au moyen d’une solution de signature électronique avancée certifiée eIDAS.
Les documents pouvant être signés avec une signature électronique avancée :
- Procurations
- Actes sous seing privé
- Compromis de vente
- Décomptes financiers
- Conventions d’honoraires
À noter : La signature de procurations à distance permet notamment d’avancer sur la signature d’actes authentiques, sans utiliser la signature électronique qualifiée. En effet le client ne pouvant pas se déplacer, il est possible d’établir une procuration. Dans ce cas, la procuration devra être donnée à l’un des collaborateurs de l’office, qui représentera physiquement le client.
La signature électronique avancée de Signaturit
La solution de signature électronique de Signaturit est certifiée eIDAS, en effet elle est référencée sur la liste de confiance de la Commission Européenne. Elle est donc reconnue par le Conseil supérieur du notariat.
